Культура проведения встреч

Некоторое время назад я участвовал в совместной встрече с другой компанией и удивился насколько разные у нас подходы. Подход наших партнёров можно было описать так: ворвёмся к клиенту, а там разберёмся. И конечно это не сработало, встреча была нерезультативна.

На самом деле, это распространённая практика. Многие люди из продаж, руководители и просто те, у кого хорошо развиты коммуникативные навыки, слишком сильно рассчитывают на них. И очень зря, потому что далеко не в каждой ситуации и не с каждым собеседником можно просто отболтаться, сориентировавшись на местности.

У нас всё по-другому. Наши аккаунты проводят многие сотни пресейл-встреч и созвонов каждый год. Не меньше происходит встреч команды с клиентами в процессе работы. И на основе этого опыта у нас сформировался тщательный и вдумчивый подход ко встречам:

• Начинаем с определения цели встречи и ожиданий наших партнёров.
• Заранее обозначаем свой ценовой уровень, чтобы избежать неловких ситуаций и не тратить время клиентов.
• Изучаем доступные нам данные о компании, её сайт и соцсети.
• Обзорно изучаем рынок, на котором работает компания, и её конкурентов.
• Уточняем, кто будет на встрече со стороны клиента, корректируем планы под этот состав.
• Уточняем доступное нам время, место проведения, оснащение переговорной комнаты.
• Берём всё необходимое: компьютеры, переходники на экран или проектор, ручки/бумаги, наши плакаты в подарок и т.д.
• Договариваемся про уместный для этой встречи дресс-код.
• Собираем подходящую команду участников с нашей стороны, делим роли между ними.
• Планируем этапы проведения встречи и активно ведём участников по нему.
• Готовим материалы: КП, сметы, план вопросов, стартовые предложения и другие необходимые материалы.
• Собираем портфолио, которое имеет отношение именно к этому клиенту и его отрасли.
• Прогнозируем возможные проблемы/сложные вопросы и нашу реакцию на них.
• Готовим альтернативные версии встречи, если основное предложение окажется неактуальным.
• Особенно важные встречи и презентации репетируем.
• Делаем дебрифинги встреч и даём друг другу обратную связь по итогам переговоров.
• Никогда не опаздываем.

Всё это позволяет быть уверенным и идти на встречу без волнений, но не гарантирует успех. Иногда мы всё-таки ошибаемся и странные/ провальные встречи всё равно бывают. Я не собирал статистику, но по ощущениям наиболее тяжёлые встречи стали такими из-за несовпадения ожиданий от встречи.

Ну и конечно 1–2 раза в год происходят дикие встречи, после которых команда лечится валерьянкой. Да, в бизнес-среде ещё есть люди, которые вместо решения рабочих вопросов хамят, самоутверждаются, орут, задают странные вопросы и т.д. К счастью, таких людей год от года становится всё меньше.

Если проблема, описанная в этой статье, вам откликается, приходите ко мне на консультацию — вместе мы решим её быстрее!