Правила организации встреч

Собираю для нашей базы знаний регламент с основными правилами проведения встреч. Пока писал про повестки, проведение и участие, фиксацию решений, фоллоуапы и другие элементы хорошей организации … я осознал, что для меня гораздо важнее не способ проведения мероприятия, а их целесообразность.

Встречи/созвоны, особенно в remote-эпоху, составляют «управленческую ткань» компании наряду с чатами, базами знаний, софтом для управления и другим инструментарием. Но у них есть особенность — это очень дорогой инструмент, возможно самый дорогой. При росте числа участников, времени встречи и уровня участников … получается рост расходов практически в кубе.

Странно звучит, но важно не только правильно проводить встречи … но и НЕ проводить их. Точнее минимизировать любые формы собраний до минимально необходимого количества. А некоторые встречи не проводить вовсе, например:

• Регулярные встречи, про которые забыли, для чего затевали.
• Встречи, которые не имеют результата в виде решений/действий.
• Встречи, которые нужны чтобы НЕ принимать решение (а перекладывать его).
• Встречи для обсуждения (поговорить). И ещё одного обсуждения. И ещё…
• Встречи, которые легко заменить чатом или перепиской.
• Формальные встречи, которые не нужны, и все это понимают.
• Встречи с людьми, которые всё равно ничего не будут делать.
• Очные встречи, которые можно провести онлайн.
• Выездные встречи, когда вокруг эпидемия.

Мне кажется, что любую встречу можно проверить на нужность по одному единственному параметру: сокращает ли она путь к принятию решений и каким-то действиям в реальности? Если встреча помогает быстро скоординировать действия участников — она нужна. Если вы можете принять решение сольно и организовать реализацию, то не нужна. Если встречи удлиняют и усложняют путь — они вредны.

Думаю, что руководителям нужно регулярно перетряхивать свою управленческую рутину и избавляться от всех мероприятий, ценность которых вызывает сомнения. Можно начать со следующей недели — какие встречи/созвоны можно убрать … и ничего не изменится?

Если проблема, описанная в этой статье, вам откликается, приходите ко мне на консультацию — вместе мы решим её быстрее!